In Bauprojekten entstehen laufend Zeichnungen, Verträge, Protokolle, Prüfberichte, Fotos und weitere Unterlagen. Ein Projektraum bietet dafür einen vereinbarten Ablageort und gemeinsame Arbeitsweisen.
Was leistet ein Projektraum?
Ein Projektraum unterstützt die zentrale Verwaltung von Projektinformationen. Dokumente werden nach einer vereinbarten Ordnerstruktur mit Metadaten gespeichert. Benutzer finden benötigte Informationen, sehen die aktuelle Version und können den Dokumentenverlauf prüfen.
Ein guter Projektraum verbindet das Dokumentenmanagement mit der täglichen Zusammenarbeit, Aufgaben, Qualitätsmanagement und Berichterstattung.
Die wichtigste Aufgabe eines Projektraums
Die richtigen Personen erhalten zur richtigen Zeit die richtigen Informationen mit nachvollziehbarem Verlauf.
Eine gemeinsame Projektumgebung
Warum einen Projektraum nutzen?
Ohne gemeinsames System verteilen sich Informationen leicht auf E-Mails, Netzlaufwerke, Cloud-Dienste und persönliche Ordner. Die Suche dauert länger und veraltete Versionen erhöhen das Fehlerrisiko.
- Das Projektteam arbeitet mit denselben aktuellen Informationen.
- Dokumentversionen, Änderungen und Verteilungen bleiben nachvollziehbar.
- Zugriffsrechte lassen sich für einzelne Benutzer und Gruppen festlegen.
- Weniger Zeit für Informationssuche und manuelle Verteilung.
- Projektunterlagen bleiben auch bei Personalwechseln unter Kontrolle.
Dokumente, Ordner und Versionen sind in einer übersichtlichen Ansicht verfügbar.
Die Grundlagen eines guten Systems
Wichtige Funktionen eines Projektraums
Die benötigten Funktionen hängen von Projektgröße und Beteiligten ab. Ein Projektraum für das Bauwesen sollte mindestens Folgendes bieten.
01
Dokumentenmanagement
Ordner, Metadaten, Versionen, Verteilung und leistungsstarke Suche.
02
Zugriffsrechte
Zugriffssteuerung nach Projekt, Ordner, Gruppe und Benutzer.
03
Versionsverwaltung
Aktuelle Version, frühere Versionen und Änderungsverlauf.
04
Baustellenwerkzeuge
Tagebücher, Prüfungen, Mängellisten, Aufgaben und Fotos.
05
Benachrichtigungen
Automatische Benachrichtigungen zu neuen Dokumenten und Aufgaben.
06
Berichte
Überblick über offene Punkte, Qualität und Projektfortschritt.
Vergleich
Projektraum oder Netzlaufwerk?
Ein gewöhnliches Netzlaufwerk oder allgemeiner Cloud-Speicher kann für eine begrenzte interne Dateifreigabe ausreichen. Bauprojekte benötigen häufig eine genauere Versionsverwaltung, Zugriffssteuerung, Verteilung und Aktivitätsprotokollierung.
| Funktion |
Projektraum |
Netzlaufwerk |
| Versionsverlauf von Dokumenten |
Kontrolliert und nachvollziehbar |
Häufig abhängig von Dateinamen |
| Zugriffsrechte |
Nach Projekt, Ordner und Rolle |
Meist nach Ordner |
| Verteilung und Benachrichtigungen |
Automatisch und dokumentiert |
Häufig per E-Mail |
| Werkzeuge für das Bauwesen |
Auf derselben Plattform |
Separate Systeme |
| Aktivitätsverlauf |
Zentral einsehbar |
Begrenzt |
Projektbeteiligte
Für wen eignet sich ein Projektraum?
Ein Projektraum unterstützt alle Projektbeteiligten entsprechend ihren Rollen und Verantwortlichkeiten.
A
Auftraggeber und Bauherren
Überblick über Entscheidungen, Dokumente, Verantwortlichkeiten und Fortschritt.
B
Planer
Verteilung von Zeichnungen, Versionen, Kommentaren und Freigaben.
C
Auftragnehmer
Aktuelle Pläne, Baustellenaufgaben, Prüfungen und Berichte.
D
Bauüberwachung und Projektleitung
Beobachtungen, Mängel, Freigaben und offene Punkte verfolgen.
Praktische Schritte
Wie wird ein Projektraum eingeführt?
Führen Sie den Projektraum möglichst früh ein. So werden Unterlagen bereits ab der Planungsphase geordnet gesammelt und müssen später nicht aus verschiedenen Quellen übertragen werden.
Struktur und Arbeitsweisen festlegen
Ordnerstruktur, Benennung, Metadaten und Verantwortlichkeiten vereinbaren.
Benutzer und Zugriffsrechte hinzufügen
Allen Beteiligten entsprechend ihrer Rolle Zugriff auf Informationen geben.
Ausgangsunterlagen importieren
Benötigte Dokumente übertragen und Versionen prüfen.
Projektteam einweisen
Sicherstellen, dass alle die vereinbarten Arbeitsweisen kennen und anwenden.
Eine erfolgreiche Einführung beginnt mit gemeinsamen Arbeitsweisen.
Das System unterstützt das Projekt am besten, wenn Speicherung, Verteilung und Freigabe für alle klar geregelt sind.
Häufig gestellte Fragen
Fragen zu Projekträumen
Sind Projekträume nur für große Bauvorhaben geeignet?
Nein. Auch bei kleineren Projekten verkürzt ein gemeinsames Dokumentenmanagement die Informationssuche und verhindert die Nutzung veralteter Dateiversionen.
Kann ein Projektraum mobil genutzt werden?
Ein browserbasierter Dienst lässt sich am Computer, Tablet oder Smartphone ohne Installation einer Desktopsoftware nutzen.
Wie werden Informationen in einem Projektraum geschützt?
Die Informationssicherheit basiert auf einer geschützten Verbindung, Benutzerauthentifizierung, kontrollierten Zugriffsrechten sowie Aktivitäts- und Versionsverläufen.
Wann sollte ein Projektraum eingeführt werden?
Am besten zu Projektbeginn, damit Dokumente und Entscheidungen von Anfang an im selben System gesammelt werden.