Ehitusprojektides tekib pidevalt jooniseid, lepinguid, protokolle, kontrolliakte, fotosid ja muid materjale. Projektipank pakub neile üht kokkulepitud asukohta ja ühiseid tööviise.
Mida projektipank teeb?
Projektipank aitab projekti teavet keskselt hallata. Dokumendid salvestatakse kokkulepitud kaustastruktuuri ja metaandmete järgi. Kasutajad leiavad vajaliku teabe, näevad uusimat versiooni ja saavad kontrollida dokumendi ajalugu.
Hea projektipank ühendab dokumendihalduse igapäevase koostöö, ülesannete, kvaliteedijuhtimise ja aruandlusega.
Projektipanga peamine eesmärk
Tagada õige teave õigetele inimestele õigel ajal ning säilitada jälgitav ajalugu.
Ühine projekti töökeskkond
Miks kasutada projektipanka?
Ilma ühise süsteemita hajub teave e-kirjadesse, võrguketastele, pilveteenustesse ja isiklikesse kaustadesse. Õige faili leidmine võtab aega ning vananenud versioonide kasutamise veaoht suureneb.
- Projektimeeskond töötab sama ajakohase teabe alusel.
- Dokumentide versioonid, muudatused ja jagamised on jälgitavad.
- Juurdepääsuõigusi saab määrata kasutajate ja rühmade kaupa.
- Teabe otsimisele ja käsitsi jagamisele kulub vähem aega.
- Projekti materjalid püsivad kontrolli all ka töötajate vahetumisel.
Dokumendid, kaustad ja versioonid on ühes korrastatud vaates.
Hea süsteemi alused
Projektipanga peamised funktsioonid
Vajalikud funktsioonid sõltuvad projekti suurusest ja osalistest. Ehituse projektipank peaks pakkuma vähemalt järgmist.
01
Dokumendihaldus
Kaustad, metaandmed, versioonid, jagamine ja tõhus otsing.
02
Juurdepääsuõigused
Juurdepääsu haldamine projekti, kausta, rühma ja kasutaja järgi.
03
Versioonihaldus
Kehtiv versioon, varasemad versioonid ja muudatuste ajalugu.
04
Ehitusplatsi tööriistad
Päevikud, kontrollid, puuduste loendid, ülesanded ja fotod.
05
Teavitused
Automaatsed teavitused uutest dokumentidest ja ülesannetest.
06
Aruandlus
Ülevaade lahtistest küsimustest, kvaliteedist ja projekti edenemisest.
Võrdlus
Projektipank või võrguketas?
Tavaline võrguketas või pilvesalvestus võib sobida piiratud ettevõttesiseseks failijagamiseks. Ehitusprojektides vajatakse sageli täpsemat versioonihaldust, juurdepääsuõigusi, jagamist ja tegevuste ajalugu.
| Funktsioon |
Projektipank |
Võrguketas |
| Dokumentide versiooniajalugu |
Hallatav ja jälgitav |
Sageli sõltub failinimedest |
| Juurdepääsuõigused |
Projekti, kausta ja rolli kaupa |
Tavaliselt kausta kaupa |
| Jagamine ja teavitused |
Automaatsed ja dokumenteeritud |
Sageli e-posti teel |
| Ehituse tööriistad |
Samal platvormil |
Eraldi süsteemid |
| Tegevuste ajalugu |
Keskselt kontrollitav |
Piiratud |
Projekti osalised
Kellele projektipank sobib?
Projektipank teenib kõiki projekti osalisi vastavalt nende rollidele ja kohustustele.
A
Tellijad ja arendajad
Ülevaade otsustest, dokumentidest, vastutustest ja edenemisest.
B
Projekteerijad
Jooniste jagamine, versioonid, kommentaarid ja kinnitused.
C
Töövõtjad
Ajakohased plaanid, ehitusplatsi ülesanded, kontrollid ja aruanded.
D
Järelevalve ja projektijuhtimine
Tähelepanekute, puuduste, kinnituste ja lahtiste küsimuste jälgimine.
Praktilised sammud
Kuidas projektipank kasutusele võtta?
Võtke projektipank kasutusele võimalikult varakult. Nii kogunevad materjalid korrastatult juba projekteerimisest ning hiljem ei pea teavet eri allikatest üle tooma.
Määrake struktuur ja tööviisid
Leppige kokku kaustastruktuur, nimetamine, metaandmed ja vastutused.
Lisage kasutajad ja õigused
Andke igale osalisele tema rollile vastav juurdepääs.
Importige lähtematerjalid
Tooge vajalikud dokumendid üle ja kontrollige nende versioone.
Juhendage projektimeeskonda
Veenduge, et kõik tunnevad ja järgivad kokkulepitud tööviise.
Edukas kasutuselevõtt algab ühiste tööviiside kokkuleppimisest.
Süsteem toetab projekti kõige paremini, kui salvestamine, jagamine ja kinnitamine on kõigile selged.
Korduma kippuvad küsimused
Küsimused projektipankade kohta
Kas projektipank sobib ainult suurtele ehitusprojektidele?
Ei. Ka väiksemates projektides vähendab ühine dokumendihaldus otsinguaega ja aitab vältida vananenud failiversioonide kasutamist.
Kas projektipanka saab kasutada mobiilseadmes?
Brauseripõhist teenust saab kasutada arvutis, tahvlis või telefonis ilma eraldi töölauatarkvara paigaldamata.
Kuidas tagatakse projektipanga infoturve?
Infoturve põhineb turvalisel ühendusel, kasutaja tuvastamisel, hallatavatel juurdepääsuõigustel ning tegevuste ja versioonide ajalool.
Millal projektipank kasutusele võtta?
Eelistatult projekti alguses, et dokumendid ja otsused koguneksid algusest peale samasse süsteemi.