SharePoint und Projekträume wirken auf den ersten Blick ähnlich: Beide können Dateien speichern, Informationen teilen, Benutzer verwalten und Dokumentversionen anzeigen. Ihr Ausgangspunkt ist jedoch unterschiedlich.
Was unterscheidet SharePoint grundsätzlich von einem Projektraum?
SharePoint ist eine allgemeine Plattform für Inhalte und Zusammenarbeit im Microsoft-365-Ökosystem. Damit lassen sich Intranets, Teamwebsites, Dokumentbibliotheken, Listen, Formulare und unternehmensspezifische Workflows erstellen. Stärken sind die umfassende Anpassbarkeit und die Verbindung zu anderen Microsoft-Diensten.
Ein Projektraum ist für projektbezogene Arbeit und insbesondere Bau- und Infrastrukturprojekte konzipiert. Ausgangspunkt ist ein gemeinsames Vorhaben mehrerer Unternehmen mit Zeichnungen, Plänen, Protokollen, Prüfungen, Fotos, Aufgaben und Übergabeunterlagen.
Der wesentliche Unterschied
SharePoint liefert die Bausteine für eine eigene Lösung. Ein Projektraum bietet fertige Arbeitsweisen und Werkzeuge für Bauprojekte.
Zeichnungen, Pläne und Versionen
Dokumentenmanagement und Versionsverwaltung
SharePoint bietet vielseitige Dokumentbibliotheken, Metadaten, Versionsverläufe, Freigabeeinstellungen und die Wiederherstellung früherer Versionen. Gut geplant kann es eine leistungsfähige Plattform für das Dokumentenmanagement sein.
Bauprojekte benötigen mehr als Dateispeicherung. Das System muss gemeinsame Ordnerstrukturen, Planungsdisziplinen, Dokumentstatus, Verteilung, Revisionen, Benennungsregeln und große Zeichnungssammlungen unterstützen. Im Projektraum sind diese Anforderungen meist bereits im Dienst und seiner Einführung berücksichtigt.
- Die aktuelle Dokumentversion ist eindeutig erkennbar.
- Frühere Versionen und Änderungen bleiben nachvollziehbar.
- Dokumente lassen sich über Ordner und Metadaten finden.
- Die Verteilung erreicht gezielt die richtigen Projektbeteiligten.
- Gemeinsame Benennungs- und Ablagepraktiken lassen sich standardisieren.
Dokumentstruktur, Versionen und Suche im Projektraum richten sich nach den Bedürfnissen der Projektbeteiligten.
Zusammenarbeit zwischen Organisationen
Zugriffsrechte und externe Benutzer
In SharePoint können Zugriffsrechte für Websites, Bibliotheken, Ordner und einzelne Inhalte festgelegt werden. Externe Freigaben sind ebenfalls möglich, hängen jedoch von Verwaltungseinstellungen, Sicherheitsrichtlinien und Benutzerverwaltung der Microsoft-365-Umgebung ab.
An einem Bauprojekt können Auftraggeber, Baumanagementberater, Planungsbüros, Generalunternehmer, Nachunternehmer, Bauüberwacher und weitere Partner beteiligt sein. Das Berechtigungsmodell eines Projektraums ist meist genau dafür ausgelegt: Benutzer werden nach Projekt, Organisation, Rolle, Ordner oder Funktion verwaltet.
01
SharePoint
Gut geeignet, wenn die meisten Benutzer derselben Microsoft-365-Umgebung angehören und das Unternehmen über eigene Verwaltungsressourcen verfügt.
02
Projektraum
Gut geeignet bei vielen externen Unternehmen, wechselnden Benutzern und Rollen mit genau abzugrenzenden Zugriffsrechten.
Mehr als Dateien
Fertige Funktionen für das Bauwesen
SharePoint lässt sich mit Microsoft Lists, Teams, Power Automate, Power Apps und eigenen Anwendungen erweitern, etwa für Aufgabenlisten, Freigabeprozesse und Berichte.
Erweiterbarkeit ist eine Stärke, erfordert aber Planung, Umsetzung, Tests, Dokumentation und laufende Wartung. Ein Projektraum vereint wesentliche Werkzeuge für Bauprojekte in einem Dienst.
A
Bautagebücher
Tägliche Ereignisse, Bedingungen und Baustellenstatus dokumentieren.
B
Prüfungen
Qualitäts-, Sicherheits- und Abnahmeprüfungen mit einheitlichen Formularen.
C
Mängel und Aufgaben
Verantwortlichkeiten, Fristen, Fotos und Bestätigungen gemeinsam verfolgen.
D
Besprechungen und Entscheidungen
Protokolle, offene Punkte und Entscheidungsverlauf mit dem Projekt verknüpfen.
E
Mobile Nutzung
Dokumente, Beobachtungen und Fotos auch auf der Baustelle verfügbar.
F
Übergabedokumentation
Abschließende Projektunterlagen geordnet für die Übergabe zusammenstellen.
Schnelligkeit und Kontrolle
Einführung und laufende Wartung
Die Einführung einer SharePoint-Lösung beginnt meist mit der Planung von Websitestruktur, Dokumentbibliotheken, Metadaten, Berechtigungen und Verwaltungsmodell. Bauspezifische Workflows müssen zusätzlich umgesetzt und in die Microsoft-365-Umgebung integriert werden.
Bei einem Projektraum stehen meist die Projektabläufe im Mittelpunkt: Ordnerstruktur, Beteiligte, Berechtigungsgruppen, Benennung, Dokumentenverteilung und Baustellenprozesse. So lässt sich die Aufmerksamkeit auf gemeinsame Arbeitsweisen richten.
SharePoint: Lösung planen
Websites, Bibliotheken, Metadaten, Integrationen und Verwaltung festlegen.
SharePoint: umsetzen und testen
Benötigte Workflows erstellen und den Zugang externer Benutzer prüfen.
Projektraum: Projekt einrichten
Projekt, Struktur, Beteiligte, Rollen und gemeinsame Arbeitsweisen festlegen.
Projektraum: Arbeit aufnehmen
Benutzer einweisen und Ausgangsunterlagen in die gemeinsame Umgebung übertragen.
Mehr als die Lizenz
Die Gesamtkosten entscheiden
SharePoint kann in einer vorhandenen Microsoft-365-Lizenz enthalten sein und ist damit ein attraktiver Ausgangspunkt. Der Lizenzpreis allein zeigt jedoch nicht alle Kosten. Planung, Konfiguration, Beratung, Anwendungsentwicklung, Benutzersupport, Wartung und Änderungsmanagement müssen ebenfalls berücksichtigt werden.
Bei einem Projektraum sind die Kosten meist klarer im Dienstpreis abgebildet. Plattform, Updates, Baufunktionen und häufig auch Einführungshilfe gehören zum Gesamtpaket. Berücksichtigen Sie Projektdauer, Benutzerzahl, externe Beteiligte und den Umfang erforderlicher Anpassungen.
Nicht nur Lizenzkosten vergleichen
Vergleichen Sie auch den Zeitaufwand für Entwicklung, Wartung, Benutzerverwaltung, Schulung und manuelle Arbeit über den gesamten Projektlebenszyklus.
Überblick
SharePoint und Projektraum im Vergleich
| Vergleichspunkt |
SharePoint |
Projektraum für das Bauwesen |
| Hauptzweck |
Allgemeine Plattform für Inhalte und Zusammenarbeit |
Gemeinsame Arbeitsumgebung für Bau- und Infrastrukturprojekte |
| Einführung |
Erfordert Lösungsplanung und Konfiguration |
Fertige Basis mit projektspezifischer Einrichtung |
| Versionsverlauf von Dokumenten |
Vielseitig und konfigurierbar |
Für den Projekteinsatz vorkonfiguriert |
| Externe Benutzer |
Entsprechend den Freigaberichtlinien der Organisation möglich |
Zentraler Bestandteil unternehmensübergreifender Projektarbeit |
| Bauspezifische Metadaten |
Separat zu erstellen oder einzurichten |
Meist vorhanden oder schnell einzurichten |
| Bautagebücher und Prüfungen |
Erfordern eigene Umsetzung oder Anwendungen |
Häufig bereits auf derselben Plattform enthalten |
| Anpassbarkeit |
Sehr umfangreich |
Kontrolliert und auf branchenspezifische Anwendungsfälle ausgerichtet |
| Microsoft-365-Integration |
Sehr stark |
Abhängig von den Integrationen des Dienstes |
| Laufende Wartung |
Verantwortung der Organisation oder eines Partners |
Überwiegend Verantwortung des Dienstanbieters |
| Geeignetster Anwendungsfall |
Umfassende interne Zusammenarbeit und individuelle Unternehmenslösungen |
Schnell startende Bauprojekte mit mehreren Beteiligten |
Auswahlkriterien
Welche Lösung sollten Sie wählen?
SharePoint kann geeignet sein, wenn
- bereits umfassende Microsoft-365-Kompetenz und klare Verwaltungsstrukturen vorhanden sind
- die Lösung überwiegend intern genutzt wird
- weitreichende Anpassungen und Microsoft-Integrationen benötigt werden
- die Organisation Entwicklung, Support und Wartung übernehmen kann
Ein Projektraum kann geeignet sein, wenn
- das Projekt schnell ohne Aufbau eines eigenen Systems starten soll
- mehrere Unternehmen, Rollen und wechselnde externe Benutzer beteiligt sind
- bauspezifische Dokumenten-, Baustellen- und Qualitätsfunktionen benötigt werden
- ein gemeinsamer Dienst für Dokumente, Aufgaben, Prüfungen und Berichte gewünscht wird
Beide Lösungen können sich ergänzen. SharePoint unterstützt das interne Informationsmanagement, während der Projektraum die offizielle gemeinsame Arbeitsumgebung für Auftraggeber, Planer, Auftragnehmer und Bauüberwachung bildet.
Häufig gestellte Fragen
Fragen zu SharePoint und Projekträumen
Kann SharePoint als Projektraum genutzt werden?
Ja. SharePoint kann mit ähnlichen Dokumentbibliotheken, Metadaten, Berechtigungen und Workflows eingerichtet werden. Eine vollständige Lösung für das Bauwesen erfordert jedoch meist Planung, Konfiguration und laufende Wartung.
Bietet SharePoint Versionsverwaltung?
Ja. Dokumentbibliotheken unterstützen Versionsverläufe und die Wiederherstellung früherer Versionen. Einstellungen und Aufbewahrungsgrenzen hängen von der Organisations- und Websitekonfiguration ab.
Können externe Auftragnehmer zu SharePoint eingeladen werden?
Ja, wenn externe Freigaben in der Microsoft-365-Umgebung erlaubt und eingerichtet sind. Die Benutzerverwaltung sollte vor Projektbeginn geplant werden.
Dient ein Projektraum nur der Dokumentenablage?
Nein. Zusätzlich zum Dokumentenmanagement kann er Aufgaben, Bautagebücher, Prüfungen, Mängellisten, Besprechungen, Fotos und Berichte enthalten.
Können SharePoint und Projektraum parallel eingesetzt werden?
Ja. SharePoint kann der internen Zusammenarbeit dienen, während ein Projektraum eine gemeinsame, kontrollierte Informationsquelle für alle Projektbeteiligten bereitstellt.