Rakennus- ja infrahankkeissa syntyy suuri määrä dokumentteja: piirustuksia, sopimuksia, raportteja, työmaapäiväkirjoja ja tarkastusasiakirjoja. Kun tiedostot ovat hajallaan sähköposteissa, verkkolevyillä tai eri järjestelmissä, niiden hallinta vaikeutuu ja virheiden riski kasvaa.
PRO projektipankki tarjoaa selkeän pilvipohjaisen ratkaisun rakennusprojektien dokumentinhallintaan. Kaikki projektin dokumentit tallennetaan yhteen turvalliseen järjestelmään, jossa ne ovat helposti löydettävissä ja kaikkien projektin osapuolten käytettävissä.
Pilvipohjainen dokumentinhallinta
PRO projektipankki toimii pilvipalveluna, joten projektin dokumentit ovat saatavilla missä tahansa ja milloin tahansa. Käyttäjät voivat tarkastella, lisätä ja päivittää tiedostoja suoraan selaimessa ilman erillisiä asennuksia.
Pilvipohjainen dokumentinhallinta helpottaa erityisesti rakennusprojekteja, joissa projektin osapuolet työskentelevät eri organisaatioissa ja eri paikoissa.
Hyödyt:
- dokumentit saatavilla kaikille projektin osapuolille
- ei tarvetta lähettää tiedostoja sähköpostilla
- ajantasainen tieto yhdessä paikassa
- helppo käyttö selaimella
Selkeä kansiorakenne projektin dokumenteille
Projektipankissa dokumentit voidaan järjestää selkeään kansiorakenteeseen projektin tarpeiden mukaan. Näin tärkeät tiedostot löytyvät nopeasti ja projektin dokumentaatio pysyy hallittuna koko hankkeen ajan.
Tyypillisiä kansioita projektissa voivat olla esimerkiksi:
- piirustukset
- sopimukset
- työmaapäiväkirja
- turvallisuushavainnot
- tarkastusasiakirjat
- projektiraportit
Selkeä rakenne helpottaa tiedon löytämistä ja vähentää väärien tiedostojen käyttöä.
Dokumenttien versiohallinta
Rakennusprojekteissa dokumentit päivittyvät usein. Projektipankin versiohallinta varmistaa, että projektissa käytetään aina uusinta dokumenttia.
Kun tiedostoon tehdään muutoksia, uusi versio tallennetaan järjestelmään ja aikaisemmat versiot säilyvät historiassa.
Versiohallinnan etuja:
- aina käytössä uusin dokumentti
- muutosten historia tallessa
- vanhoihin versioihin voidaan tarvittaessa palata
- virheiden riski pienenee
Dokumenttien jakaminen projektin osapuolille
Rakennusprojektissa mukana voi olla useita organisaatioita: tilaaja, suunnittelijat, urakoitsijat ja alihankkijat. Projektipankki helpottaa dokumenttien jakamista kaikkien projektin osapuolten kesken.
Jokaiselle käyttäjälle voidaan määritellä käyttöoikeudet projektin tarpeiden mukaan. Näin varmistetaan, että käyttäjät näkevät vain ne tiedot, jotka kuuluvat heidän rooliinsa.
Turvallinen dokumentinhallinta pilvessä
Projektin dokumentit voivat sisältää luottamuksellista tietoa, joten tietoturva on tärkeä osa dokumentinhallintaa.
PRO projektipankissa dokumentit tallennetaan turvalliseen pilvipalveluun, jossa:
- käyttöoikeudet määritellään käyttäjäkohtaisesti
- dokumentit varmuuskopioidaan
- tiedot säilyvät tallessa koko projektin ajan
Näin projektin dokumentaatio pysyy turvallisesti hallinnassa.
Dokumentinhallinnan hyödyt rakennusprojekteissa
Pilvipohjainen dokumentinhallinta tuo rakennusprojektiin useita hyötyjä:
- projektin dokumentit yhdessä paikassa
- ajantasaiset tiedostot kaikille osapuolille
- selkeä kansiorakenne ja versiohallinta
- turvallinen tiedonhallinta pilvipalvelussa
- parempi yhteistyö projektin osapuolten välillä
Ota käyttöön selkeä projektipankki
PRO projektipankki auttaa pitämään rakennusprojektin dokumentit hallinnassa alusta loppuun. Selkeä dokumentinhallinta vähentää virheitä, nopeuttaa tiedon löytämistä ja parantaa projektin yhteistyötä.
Ota yhteyttä ja kysy lisää projektipankin käyttöönotosta.