Projektipankki vai SharePoint rakennushankkeessa?

Lyhyt vastaus: molemmille on paikkansa, mutta käyttötarkoitus ratkaisee

SharePoint on monipuolinen yleiskäyttöinen dokumenttien ja intranet-sisältöjen hallintaympäristö. Projektipankki taas on rakennus- ja infrahankkeisiin suunniteltu tiedonhallinnan työkalu. Jos tarkoituksena on jakaa tiedostoja organisaation sisällä, SharePoint voi riittää. Jos tavoitteena on hallita rakennushankkeen dokumentit, työmaatoiminnot, tarkastukset, turvallisuusraportointi ja luovutusvaiheen aineistot, projektipankki on yleensä käytännöllisempi ratkaisu.

Mikä SharePoint on rakennusprojektin näkökulmasta?

SharePoint on Microsoftin tarjoama yhteistyö- ja dokumentinhallintaympäristö, jota käytetään paljon yritysten sisäisessä tiedonhallinnassa, intraneteissä ja tiedostojen jakamisessa. Rakennusprojektissa SharePointia voidaan käyttää esimerkiksi dokumenttien tallennukseen, kansiorakenteisiin, käyttöoikeuksiin ja sisäiseen yhteistyöhön.

SharePointin vahvuus on sen laaja integraatio Microsoft 365 -ympäristöön. Jos organisaatio käyttää jo Teamsia, Outlookia, OneDrivea ja muita Microsoftin työkaluja, SharePoint voi tuntua luontevalta vaihtoehdolta dokumenttien jakamiseen.

Rakennushankkeen näkökulmasta SharePointin haaste on kuitenkin se, että se ei ole lähtökohtaisesti rakennusalan projektipankki. Se ei sisällä valmiina kaikkia niitä toimintoja, joita rakennus- ja infrahankkeiden päivittäisessä johtamisessa tarvitaan.

Mikä projektipankki on rakennushankkeen näkökulmasta?

Projektipankki on rakennusprojektin digitaalinen tietokeskus. Sen tehtävänä on keskittää projektin dokumentit, piirustukset, sopimukset, pöytäkirjat, tarkastusasiakirjat, työmaapäiväkirjat, turvallisuusmittaukset, tehtävät ja raportit samaan järjestelmään.

Hyvä projektipankki ei ole pelkkä tiedostovarasto. Se tukee rakennushankkeen prosesseja: suunnittelua, työmaan toteutusta, laadunhallintaa, työturvallisuutta, aikatauluseurantaa, kilpailutusta ja luovutusvaiheen dokumentointia.

Projektipankki ja SharePoint vertailussa

Vertailukohta	Projektipankki	SharePoint
Rakennusalan erityistarpeet	Suunniteltu rakennus- ja infrahankkeiden tiedonhallintaan.	Yleiskäyttöinen alusta, joka vaatii usein räätälöintiä.
Dokumentinhallinta	Dokumentit, piirustukset, versiot ja historiatiedot projektikohtaisesti.	Hyvä yleinen tiedostojenhallinta, mutta rakennusalan prosessit eivät ole valmiina.
Työmaapäiväkirja	Voi sisältyä valmiina osana projektipankkia.	Vaatii yleensä erillisen toteutuksen tai lisäsovelluksen.
Turvallisuusmittaukset	TR- ja MVR-mittaukset, läheltä piti -ilmoitukset ja havainnot voidaan hallita samassa järjestelmässä.	Ei yleensä valmiina ilman räätälöintiä.
Tarkastusasiakirjat ja puutelistat	Voidaan hallita projektin muiden tietojen yhteydessä.	Mahdollista toteuttaa, mutta vaatii rakenteen ja toimintamallin suunnittelua.
Käyttöönotto rakennushankkeessa	Nopea, jos ratkaisu on suunniteltu rakennusalan käyttöön.	Voi olla tehokas organisaation sisäisessä käytössä, mutta projektikohtainen rakennusalan käyttö vaatii määrittelyä.
Luovutusvaiheen dokumentit	Dokumentit voidaan kerätä järjestelmällisesti koko hankkeen ajan.	Mahdollista, mutta vastuu rakenteesta ja prosessista jää käyttäjille.
Ulkopuoliset käyttäjät	Rakennushankkeen osapuolet voidaan lisätä projektikohtaisesti käyttöoikeuksilla.	Ulkopuolisten käyttäjien hallinta voi olla organisaatiosta riippuen raskaampaa.

SharePointin vahvuudet rakennushankkeessa

SharePoint voi olla hyvä ratkaisu silloin, kun organisaatio tarvitsee yleisen dokumenttialustan ja käyttäjät toimivat pääosin saman yrityksen sisällä. Sen vahvuuksia ovat:

• Hyvä yhteys Microsoft 365 -ympäristöön
• Toimii hyvin sisäiseen dokumenttien jakamiseen
• Mahdollistaa kansiorakenteet ja käyttöoikeudet
• Soveltuu intranetiin ja organisaation yleiseen tiedonhallintaan
• Voidaan laajentaa ja räätälöidä tarpeiden mukaan

Jos yrityksellä on jo vahva Microsoft-ympäristö ja osaamista SharePointin hallintaan, se voi olla toimiva osa kokonaisuutta.

SharePointin haasteet rakennushankkeessa

Rakennushanke eroaa tavallisesta sisäisestä dokumentinhallinnasta. Projektissa on usein paljon ulkopuolisia osapuolia, muuttuvia käyttöoikeuksia, työmaakohtaista raportointia, viranomaisdokumentteja, tarkastuksia ja luovutusaineistoja.

SharePointin suurimmat haasteet rakennushankkeessa liittyvät yleensä siihen, että rakennusalan prosessit eivät ole valmiina. Käyttäjien täytyy itse määritellä, miten dokumentit nimetään, miten versiot hallitaan, miten tarkastukset kirjataan ja miten luovutusmateriaali kootaan.

Tämä ei tarkoita, etteikö SharePointia voisi käyttää rakennusprojektissa. Se tarkoittaa, että onnistunut käyttö vaatii hyvää suunnittelua, selkeitä toimintamalleja ja usein myös lisätyökaluja.

Projektipankin vahvuudet rakennushankkeessa

Rakennusalalle suunniteltu projektipankki lähtee liikkeelle rakennushankkeen todellisista tarpeista. Se yhdistää dokumentinhallinnan, raportoinnin, turvallisuuden, laadunhallinnan ja työmaan arjen.

• Projektikohtainen dokumentinhallinta
• Piirustusten ja dokumenttien versionhallinta
• Käyttöoikeudet eri osapuolille
• Työmaapäiväkirjat
• Turvallisuusmittaukset ja läheltä piti -ilmoitukset
• Tarkastusasiakirjat, puutelistat ja laadunhallinta
• Tehtävienhallinta ja aikatauluseuranta
• Luovutusvaiheen dokumenttien hallinta
• Raportointi tilaajalle, valvojalle ja projektinjohdolle
• Mobiilikäyttö työmaalla

Kun nämä toiminnot ovat samassa järjestelmässä, projektin johtaminen helpottuu ja tiedon hajautuminen vähenee.

Milloin SharePoint voi olla riittävä?

SharePoint voi olla riittävä ratkaisu, jos rakennusprojektin tiedonhallinnan tarve on kevyt ja dokumenttien jakaminen on pääasiallinen tavoite.

• Projekti on pieni ja dokumenttimäärä on rajallinen
• Käyttäjät ovat pääosin saman organisaation sisällä
• Työmaapäiväkirjoja, tarkastuksia tai turvallisuusraportointia ei tarvitse hallita samassa järjestelmässä
• Organisaatiolla on valmiit SharePoint-mallit ja selkeät toimintatavat
• Projektilla on osaamista käyttöoikeuksien ja kansiorakenteiden hallintaan

Milloin projektipankki on parempi valinta?

Projektipankki on yleensä parempi valinta silloin, kun rakennushanke on monivaiheinen, osapuolia on paljon ja tiedonhallinta vaikuttaa suoraan projektin onnistumiseen.

• Projektissa on paljon piirustuksia ja dokumenttiversioita
• Työmaalla tarvitaan mobiilikäyttöä
• Projektissa tehdään säännöllisiä tarkastuksia ja turvallisuusmittauksia
• Luovutusvaiheen dokumentit halutaan kerätä järjestelmällisesti
• Tilaaja, valvoja, suunnittelijat ja urakoitsijat tarvitsevat saman ajantasaisen näkymän
• Projektissa halutaan vähentää sähköpostien ja irrallisten tiedostojen määrää

Kustannukset: kumpi on edullisempi?

Pelkkää lisenssihintaa vertaamalla SharePoint voi vaikuttaa edulliselta, jos se sisältyy jo organisaation Microsoft 365 -ympäristöön. Rakennushankkeessa kokonaiskustannus muodostuu kuitenkin myös käyttöönotosta, räätälöinnistä, käyttäjähallinnasta, koulutuksesta, prosessien suunnittelusta ja mahdollisista lisätyökaluista.

Projektipankki voi olla kustannustehokkaampi, jos se vähentää virheitä, nopeuttaa tiedon löytämistä ja helpottaa projektin raportointia. Rakennushankkeessa yhden väärän dokumenttiversion aiheuttama virhe voi olla moninkertaisesti suurempi kustannus kuin tiedonhallintajärjestelmän hinta.

Projektipankki ja SharePoint voivat myös täydentää toisiaan

Aina valinta ei ole joko tai. Organisaatio voi käyttää SharePointia sisäiseen tiedonhallintaan ja projektipankkia rakennushankkeiden operatiiviseen hallintaan.

Tällöin SharePoint toimii yrityksen sisäisenä dokumentti- ja yhteistyöympäristönä, kun taas projektipankki toimii rakennushankkeen käytännön työkaluna, johon myös ulkopuoliset projektiosapuolet voidaan kutsua mukaan.

Yhteenveto: valitse työkalu rakennushankkeen tarpeen mukaan

SharePoint on vahva yleiskäyttöinen alusta dokumenttien jakamiseen ja organisaation sisäiseen yhteistyöhön. Rakennushankkeessa tarvitaan kuitenkin usein enemmän kuin tiedostojen tallennuspaikka. Tarvitaan järjestelmä, joka tukee työmaan toimintaa, dokumenttien versiohallintaa, turvallisuutta, laadunhallintaa, tehtäviä ja luovutusvaiheen dokumentointia.

Siksi rakennusalan projektipankki on useimmissa rakennus- ja infrahankkeissa käytännöllisempi valinta kuin yleiskäyttöinen dokumenttialusta. Oikea ratkaisu riippuu kuitenkin hankkeen koosta, käyttäjistä, toimintamalleista ja siitä, kuinka laajasti tiedonhallintaa halutaan kehittää.

Usein kysytyt kysymykset

Kumpi on parempi rakennushankkeessa, projektipankki vai SharePoint?

Rakennushankkeen päivittäiseen tiedonhallintaan projektipankki on yleensä parempi, koska se sisältää rakennusalan prosesseihin suunniteltuja toimintoja. SharePoint voi sopia kevyempään dokumenttien jakamiseen ja organisaation sisäiseen käyttöön.

Voiko SharePoint korvata projektipankin?

Joissain pienissä projekteissa kyllä, jos tarve rajoittuu tiedostojen tallentamiseen ja jakamiseen. Laajemmissa rakennushankkeissa projektipankki tarjoaa yleensä paremman tuen dokumentinhallintaan, työmaan raportointiin ja laadunhallintaan.

Miksi projektipankki on rakennusalalle sopivampi?

Koska se on suunniteltu rakennushankkeiden toimintatapoihin: piirustuksiin, versiohallintaan, tarkastuksiin, turvallisuusmittauksiin, työmaapäiväkirjoihin, tehtäviin ja luovutusdokumentteihin.

Voiko projektipankkia käyttää yhdessä Microsoft 365:n kanssa?

Kyllä. Moni organisaatio käyttää Microsoft 365 -työkaluja sisäiseen työhön ja projektipankkia rakennushankkeen käytännön tiedonhallintaan.